La gestione delle retribuzioni è una delle aree chiave delle operazioni aziendali che trarrà maggiori benefici dal momento che le aziende si spostano sempre più verso il cloud.
Gartner prevede una spesa per la soluzione cloud per raggiungere i 679 miliardi di dollari quest’anno. Detto questo, il cloud non sarà più considerato un elemento di disturbo, dato che la stragrande maggioranza delle organizzazioni lo utilizza già. “Si evolverà dall’essere un facilitatore dell’innovazione a un disgregatore aziendale e, in definitiva, a una necessità aziendale”.
Tuttavia, nonostante i crescenti livelli di utilizzo, Gartner suggerisce che solo poche organizzazioni stanno sfruttando appieno la tecnologia. C’è ancora molto spazio per l’esplorazione, compreso l’utilizzo di nuovi sviluppi come l’intelligenza artificiale, che possono consentire alle aziende di sbloccare valore su larga scala.
Sebbene la maggior parte delle organizzazioni stia già utilizzando una qualche forma di servizio cloud, c’è ancora spazio per un maggiore utilizzo del cloud nelle funzioni aziendali critiche. Secondo un recente rapporto, ad esempio, solo il 50 per cento delle piccole imprese utilizza software basato su cloud per gestire le funzioni HR, con almeno il 59% che utilizza soluzioni basate su fogli di calcolo o addirittura documenti cartacei. Le buste paga e i benefici per i dipendenti rappresentano un’area di miglioramento, in cui le aziende possono trarre vantaggio da una maggiore efficienza e da un ridotto rischio di errore umano.
Dato che il libro paga coinvolge aspetti finanziari e di conformità di un’organizzazione, le aziende possono trarre vantaggio dall’investimento in soluzioni digitali per la gestione di questo aspetto delle operazioni. Ecco uno sguardo ai quattro motivi più convincenti per cui ha senso trasferirsi software per gestione paghe basato su cloud al fine di sbloccare una maggiore efficienza e sicurezza.
Aggiornamenti automatici
Le soluzioni per la gestione delle retribuzioni basate sul cloud hanno il vantaggio di essere gestite dal fornitore. Per quanto riguarda le app per buste paga affidabili nel cloud, la manutenzione è generalmente in linea con le più recenti normative, formule e altri fattori cruciali in materia di buste paga. I fornitori di soluzioni cloud aggiornano regolarmente i loro sistemi senza che gli utenti finali debbano intraprendere l’aggiornamento della controparte. Non sono richiesti aggiornamenti manuali per i responsabili delle risorse umane e gli utenti finali.
Inoltre, gli aggiornamenti automatici sono fondamentali per una corretta gestione delle buste paga. Se vengono scoperti bug o vulnerabilità della sicurezza, le correzioni vengono implementate con gli utenti solitamente ignari degli aggiornamenti. Potrebbero verificarsi tempi di inattività per manutenzione durante gli aggiornamenti, ma questi sono generalmente pianificati e annunciati e dovrebbero avere un impatto minimo sugli utenti.
Questo vantaggio dell’aggiornamento automatico delle soluzioni basate su cloud viene spesso trascurato perché tutto avviene dietro le quinte. Inoltre, non molti vedono gli altri vantaggi, soprattutto in termini di conformità normativa. Le leggi sui salari e le formule di detrazione tendono a cambiare spesso, quindi è molto vantaggioso che tutti i cambiamenti si riflettano automaticamente sul sistema senza dover fare nulla.
Integrazione multipiattaforma
Il software basato su cloud è solitamente progettato per funzionare con integrazioni multipiattaforma. Ciò offre il vantaggio di gestire più facilmente le funzioni cruciali del libro paga. Ad esempio, le soluzioni cloud per la gestione delle retribuzioni possono estrarre rapidamente i dettagli dei dipendenti dagli strumenti di gestione delle schede attività e dai sistemi informativi delle risorse umane (HRIS). Possono anche connettersi ad app fintech o servizi web per collegare perfettamente i calcoli degli importi salariali con i pagamenti salariali effettivi.
L’integrazione multipiattaforma rappresenta un enorme vantaggio per l’accuratezza e l’efficienza delle buste paga. Con diverse soluzioni software integrate insieme, i dati fluiscono attraverso diversi strumenti senza attriti, il che si traduce in un’elaborazione più rapida e nella rapida generazione di report. Ciò garantisce inoltre che tutte le informazioni più recenti e rilevanti, come le nuove assunzioni e le cessazioni del rapporto di lavoro, si riflettano praticamente in tempo reale su diversi strumenti.
Inoltre, la capacità delle soluzioni cloud per la gestione delle retribuzioni di integrarsi con diverse piattaforme consente alle organizzazioni di mantenere gli strumenti esistenti. Non è necessario ottenere un nuovo HRIS o un sistema di orari e presenze per avere qualcosa che sia compatibile con il sistema di gestione delle retribuzioni. Al contrario, le organizzazioni non devono affrontare la sfida di cercare un sistema di gestione paghe compatibile con il software aziendale esistente, poiché il software basato su cloud è solitamente creato per integrarsi facilmente con un lungo elenco di altri strumenti software.
Sicurezza e conformità
Le legittime soluzioni per la gestione delle retribuzioni basate sul cloud sono realizzate in conformità con le normative esistenti in materia di sicurezza informatica e privacy dei dati. Non creano sistemi per la gestione e l’elaborazione dei dati basati unicamente sull’intuitività e sull’efficienza. Tengono conto anche della sicurezza informatica e della protezione dei dati privati. Normative di vasta portata come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) influiscono sullo sviluppo del software, poiché richiedono che il software rispetti serie di norme sulla sicurezza informatica e sulla privacy prima che possano essere resi disponibili ai potenziali utenti.
In particolare, esistono norme sul trattamento delle informazioni personali identificabili (PII) sensibili. I sistemi basati su cloud semplificano la conformità ai requisiti normativi PII perché archiviazione e gestione dei dati sono centralizzati (sul cloud) anziché avere dati che risiedono su macchine locali. È notevolmente più difficile proteggere i dati quando sono distribuiti su una moltitudine di dispositivi in luoghi diversi.
Le soluzioni per la gestione delle retribuzioni utilizzano solitamente una serie di tecnologie di sicurezza tra cui crittografia, controlli di accesso basati sui ruoli, isolamento dei dati e controlli di sicurezza regolari. Dispongono inoltre di rigorosi regimi di patch di sicurezza e di gestione degli aggiornamenti software per garantire che le minacce appena scoperte o emergenti siano tenute sotto controllo.
A differenza delle soluzioni di buste paga installate localmente, i sistemi di buste paga nel cloud sono gestiti e protetti in modo competente dai rispettivi fornitori. Gli utenti di solito non devono fare nulla per proteggere il loro sistema di gestione paghe basato su cloud se non quello di assicurarsi che solo coloro che ne hanno l’autorità possano accedere al sistema, preferibilmente con l’applicazione del principio di zero-trust.
Collaborazione semplificata
Alcune organizzazioni soffrono di retribuzioni e silo HR, che si verificano quando le informazioni e gli strumenti utilizzati nelle attività complessive delle risorse umane e nelle buste paga non sono integrati.
Questa disparità può essere risolta senza utilizzare una soluzione cloud, semplicemente impiegando strumenti software facilmente integrati (che di solito provengono dallo stesso fornitore). Tuttavia, questa è un’opzione che non molte organizzazioni vorrebbero intraprendere. Ciò comporta la sostituzione degli strumenti attualmente utilizzati, il che significa maggiori costi e la necessità di familiarizzare con un nuovo sistema.
La maggior parte dei team HR preferisce fare affidamento su un sistema basato su cloud in grado di integrazioni multipiattaforma in modo che i team di diversi dipartimenti possano lavorare insieme senza problemi senza spese aggiuntive inutili e formazione di nuovi software. Inoltre, le app basate su cloud sono spesso realizzate per la collaborazione evitando confusione nel controllo delle versioni dei set di dati, poiché l’ultimo set è ciò che tutti gli utenti vedono sempre, mentre i flussi di lavoro per le buste paga sono creati per consentire a ciascun membro del team interessato di gestire i propri aspetti del processo a tempo debito. .
In sintesi
È opportuno sostenere l’adozione della gestione delle buste paga basata sul cloud. Come accennato, il cloud non è una moda passeggera; alla fine diventerà una necessità per quasi tutte le aziende. Le soluzioni basate sul cloud offrono numerosi vantaggi, soprattutto in termini di sicurezza ed efficienza. Questo però non vuol dire che tutte le app web siano affidabili. È ancora fondamentale essere consapevoli della qualità e dell’affidabilità delle soluzioni prese in considerazione per sfruttare i vantaggi dell’aggiornamento automatico, dell’integrazione multipiattaforma, della sicurezza, della conformità e della collaborazione semplificata.
Da un’altra testata giornalistica. news de www.technology.org
